La primera pregunta que surge al plantear el tema es ¿existe alguna diferencia entre documento digital y documento electrónico? Ya que, en el lenguaje coloquial, en principio se entiende que no existe diferencia alguna, ya que ambos se refieren a documentos que no son físicos. Pero puede decirse que el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, es la digitalización, pero dicho documento digitalizado puede convertirse en un documento electrónico, que es la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica).
Así, cuando alguien utiliza la firma electrónica[1] en su documentación, tanto en contratos como en otros que tengan efectos jurídicos (correos, escritos, etc.), una de las preguntas más comunes es, si esos documentos digitales firmados electrónicamente son válidos y pueden ser utilizados en los procesos judiciales.
Los países integrantes de la Unión Europea, regulan el reconocimiento y el valor jurídico de la firma electrónica de forma general a través del Reglamento 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior …, cuyo artículo 25, establece lo siguiente:
1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
2. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
El anterior precepto establece varias previsiones de carácter procesal, al reconocer expresamente la admisibilidad de la firma electrónica en cualquier tipo de procedimiento judicial. Además, el legislador, de esta forma, trata de asegurar que la utilización de la firma electrónica, con las debidas garantías para las partes, otorguen una seguridad jurídica a las partes en los procesos en los que anteriormente esa firma era física.
Así surge la pregunta ¿cómo debe presentarse esta prueba (documental) en un proceso civil? Es decir ¿de qué forma debe acompañarse junto con los escritos iniciales o posteriores? ¿Debe ser de forma electrónica o física?
En primer lugar, debemos recordar que, en estos casos, el documento original es siempre el documento en su formato nativo (digital), firmado electrónicamente, ya que la impresión del documento electrónico es tan sólo la representación física del original, y tendrá el valor de una reproducción, copia o impresión del documento original, en el que además puede ser que ni siquiera aparezcan los signos que exterioricen las firmas (electrónicas) del mismo.
Por ello, si legalmente es exigible presentar el documento original y este es un documento firmado electrónicamente, el mismo tiene que ser presentado en su forma nativa, es decir, en formato digital firmado electrónicamente. Así, por ejemplo, nos podemos remitir a la exigencia del proceso monitorio contemplada en la regla 1ª del Art. 812.1. de la LEC, al expresar que la deuda “se acredite” mediante documentos, que aparezcan firmados por el deudor, entre otras formas, electrónicamente, y para ello será necesario la presentación del documento original (electrónico), ya que es la única forma de acreditar, desde un principio de la petición del proceso, que dicho documento está firmado y además que no ha sufrido alteración alguna.
Es más, si la gestión del expediente judicial se lleva a cabo a través de una plataforma digital, la presentación de la documentación en el formato nativo puede (debe) realizarse a través de la misma, subiendo a la plataforma el documento original firmado electrónicamente, a través del cual el tribunal y / o cualquiera de las partes puedan verificar la autenticidad e integridad del documento, así como el tipo de firma (simple, avanzada o cualificada).
Entiendo que la excepción a lo anterior, puede darse en los supuestos de presentación de documentos de forma física (impresos) o digitalizados, que contengan un Código Seguro de Verificación (CSV), que permite cotejar la copia impresa con el documento electrónico original.
Especial referencia debe hacerse al Art. 326.3[2] de la LEC que establece que, cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo solicite o se impugne su autenticidad, integridad, precisión de fecha y hora u otras características del documento electrónico que un servicio electrónico de confianza no cualificado de los previstos en el Reglamento 910/2014…, se procederá con arreglo a lo establecido en apartado 2 del presente artículo, es decir, la parte afectada por la impugnación podrá proponer la prueba correspondiente para acreditar su autenticidad. Por ello, el precepto está distinguiendo por un lado, la presentación del documento electrónico, que puede ser acompañado de otros medios que adveren su autenticidad, y por otro la necesidad de presentar, en su formato original o nativo (que contendrá las firmas -identificación- de las partes intervinientes), el documento, ya que la única forma de verificar el mismo sólo resulta posible si se ha presentado por vía electrónica y en ese soporte[3], ya que si se hace en formato físico resulta imposible verificar la firma y por lo tanto si el documento ha sufrido alguna alteración, aunque muchas de estas firmas, realizados a través de las distintas aplicaciones existentes, incluyan “marcas visibles”[4] o representaciones gráficas a modo de firma física.
Cuestión distinta es apartado número 4 del citado precepto (326 de le LEC)[5], concordante con el Art. 3.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, que hace referencia al documento electrónico en el que ha intervenido un servicio de confianza cualificado, en el que se presume que el documento reúne las características antedichas (autenticidad, integridad, etc.) y que el proceso ha sido realizado correctamente, figurando en la lista de confianza de prestadores de servicios, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia (entendiendo por tal momento el de la fecha de la firma), por ello, si se impugna dicho documento se invierte la carga de la prueba (sobre el impugnante). Pero la intervención de ese tercero (servicio de confianza cualificado) no exime a las partes en el proceso de la presentación en su formato electrónico del documento, acompañando, en su caso, el certificado emitido por el prestador del servicio, ya que como se ha dicho anteriormente, es la única forma de verificar el documento y/o la/s firmas. Ya que la función principal de la firma electrónica es garantizar la identidad del firmante, y también asegurar la integridad del documento, garantizando que no ha sufrido alteraciones.
Por ello, con independencia de que se trate de un documento con firma electrónica simple, avanzada o cualificada, debe ser presentado en su formato nativo, y si el prestador de dicho servicio emite un certificado sobre el proceso de la firma, entiendo que no basta con la presentación de un documento digital (sin firma) o un documento digitalizado en el que aparecen unas firmas físicas (a veces inidentificables), sino que se debería presentar un certificado firmado electrónicamente por el prestador del servicio.
Aunque en el presente nos hemos referido al documento firmado electrónicamente, es decir, que la firma es única por cada una de las partes intervinientes; ya que normalmente los distintos procesos o sistemas de firma, implican que esa firma se extienda, comprenda o se reproduzca en la totalidad del documento (contrato), este sistema puede causar algún problema, ya que la firma física de un contrato, normalmente implica la firma de todos y cada uno de los folios, hojas o partes que lo componen, como prueba de la intervención y conformidad de las partes, así como de la integridad del documento (salvo los intervenidos por un fedatario público), pero normalmente el proceso de la firma electrónica comprende la firma de todas y cada una de las hojas, folios o partes del contrato firmado, y esto puede generar algún problema (sobre todo en materia de contratos masa), ya que con un sólo proceso (una sola firma) se suscribe la totalidad del contrato, cuando existen materias en que cada uno de los documentos y/o partes del mismo exigen una firma individualizada, expresión de esta exigencia es la reciente Sentencia de la AP Zaragoza, de 1 / 7 / 2024 (ECLI:ES:APZ:2024:1259).
La conclusión de lo anterior es que, todos los documentos firmados electrónicamente deberían ser presentados en su formato original, y que el proceso de firma (una sola firma electrónica) que comprende o implica la firma de todos y cada uno de los folios, hojas y/o partes de determinados contratos, puede dar lugar a que se cuestione la validez de partes, cláusulas o extremos del mismo.
[1] Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos de manera lógica con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero).
[2] El apartado 3 fue modificado por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre y por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre.
[3] En este sentido pueden destacarse la Sentencia TSJ de las Islas Canarias (Las Palmas de Gran Canaria), de 17 / 11 / 2022, Res. 1307/2022 (ECLI:ES:TSJICAN:2022:3607), y la Sentencia del TJUE de 28 / 5 / 2020 (Asunto C-309/19 P), sobre la inadmisibilidad de un recurso, porque el Tribunal entendió que la última página del original de la demanda contiene, en relación con cada uno de los dos abogados firmantes, una firma de apariencia manuscrita acompañada de una mención impresa «firmado digitalmente por nombre del abogado», así como de un código de identificación vinculado al nombre de cada abogado firmante y de la fecha y hora en que se hizo uso de las firmas electrónicas cualificadas. Pero, por otra parte, las páginas 25 y 26 de ese mismo original contienen también una firma de apariencia manuscrita de cada uno de los abogados de la recurrente.
Continua el Tribunal expresando que, por lo que respecta, en primer lugar, a las firmas de apariencia manuscrita que figuran en las páginas 25 y 26 y en la última página de la demanda, de un examen físico del original de la demanda se desprende que se trata de imágenes escaneadas de firmas manuscritas, extremo que la recurrente no discute.
Por lo que respecta, a las supuestas firmas electrónicas cualificadas que figuran en la última página de la demanda, procede señalar, con independencia del hecho de que los abogados de la recurrente posean certificados nacionales que les permiten utilizar tales firmas, que, dado que el original de la demanda está en soporte papel y no en soporte electrónico, no cabe considerar que los datos relativos a esas firmas, aunque incluyan los términos «firmado digitalmente», tengan carácter electrónico, sino que deben considerarse meras menciones impresas, al igual que cualquier otro elemento impreso de la demanda.
En tercer lugar, contrariamente a lo que afirma la recurrente, el original en soporte papel de la demanda no contiene firmas electrónicas cualificadas, sino que, en el mejor de los casos, no es más que la impresión en papel de un documento electrónico que contiene la firma electrónica cualificada de cada abogado de la recurrente.
Así el Tribunal establece que de los apartados anteriores de la presente sentencia se desprende que, para comprobar, sobre la base del artículo 73, apartado 1, del Reglamento de Procedimiento del Tribunal General, en su versión aplicable al presente asunto, si el original de la demanda contenía firmas manuscritas, el Tribunal General solo podía tener en cuenta las firmas de apariencia manuscrita que figuraban en las páginas 25 y 26 y en la última página del original en papel de la demanda, las cuales, como se desprende del apartado 13 de la presente sentencia, son firmas escaneadas. En estas circunstancias, no puede reprocharse al Tribunal General haber desnaturalizado los hechos al considerar, en el apartado 6 del auto recurrido, que la demanda no incluía firmas manuscritas de los representantes de la recurrente, sino únicamente firmas escaneadas.
Dado que el original de la demanda no puede contener firmas electrónicas cualificadas, no procede examinar la alegación de la recurrente basada en la asimilación de tales firmas a las firmas manuscritas.
[4] La marca visible no es la firma electrónica en sí, y la misma sirve para enlazar la misma a la firma.
[5] El apartado 4 fue introducido por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre.
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